Dil / Language: Türkçe · English
Gizlilik Politikası (Türkçe)
Bu gizlilik politikası, SMART EDUCATION PTY LTD (“SmartEDU”, “biz”) tarafından işletilen SmartCLUB mobil uygulaması ve web portalı (birlikte “Uygulama”) aracılığıyla kişisel verilerinizin nasıl toplandığını, kullanıldığını, saklandığını ve korunduğunu açıklar.
SmartCLUB, SmartEDU’nun eğitim danışmanlığı hizmetlerinden yararlanan öğrencilere yönelik kapalı bir portaldır. Uygulama üzerinden herkese açık kayıt yapılamaz; hesaplar yalnızca SmartEDU yetkilileri tarafından oluşturulur.
1. Veri sorumlusu ve iletişim
SMART EDUCATION PTY LTD
ABN: 11 628 821 483 · ACN: 628 821 483
Adres: Level 8, 89 York Street, Sydney NSW 2000, Avustralya
Gizlilik ile ilgili başvurular: privacy@smartedu.com.au
Genel destek: support@smartedu.com.au
2. Hangi verileri işliyoruz
| Kategori | Veriler | Kaynak |
|---|---|---|
| Kimlik ve hesap | Ad soyad, e-posta adresi, öğrenci numarası, kullanıcı numarası, hesap rolü, hesap durumu, oluşturma/güncelleme tarihleri | SmartEDU tarafından girilir |
| Kimlik doğrulama | Şifrenizin geri döndürülemez özeti (bcrypt), iki adımlı doğrulama ayarları ve TOTP anahtarı, oturum yenileme jetonlarının özeti, son doğrulama zamanı | Siz / sistem |
| Profil | Profil fotoğrafı, bulunduğunuz eyalet/ülke kodu (ör. NSW, VIC, TR), dil tercihi | Siz |
| Belgeler | Uygulamaya yüklediğiniz belgeler ve bunlara ait dosya adı, kategori ve yükleme zamanı. Belgeler pasaport/kimlik, diploma ve transkript, finansal belgeler ve vize evrakı gibi hassas kimlik belgeleri içerebilir. | Siz |
| Başvuru ve randevu | Üniversite/program başvuru kayıtları, randevu kayıtları, atanmış danışman bilgisi | SmartEDU |
| Kullanım | Uygulamayı açtığınız günler ve gün içindeki açılış sayısı (yalnızca günlük/haftalık/aylık aktif kullanıcı sayısını çıkarmak için), danışmanınıza belge bildirimi gönderildiğine dair kayıtlar, yönetici işlemlerine ait denetim kayıtları | Sistem |
| Teknik | Güvenlik amacıyla, giriş denemeleri ve istek hız sınırlaması sırasında geçici olarak IP adresi | Sistem |
İşlemediğimiz veriler
Uygulama konum (GPS) verisi toplamaz, telefon numaranızı istemez, sağlık verisi, doğum tarihi, biyometrik veri veya ödeme/kart bilgisi işlemez. Uygulama içinde satın alma bulunmamaktadır. Reklam kimliği (IDFA) okunmaz.
Uygulamadaki öğrenci kartı animasyonu için cihazın jiroskop sensörü kullanılır. Bu veriler yalnızca cihaz üzerinde, o anda ekranı çizmek için kullanılır; kaydedilmez ve hiçbir yere gönderilmez.
3. Verileri hangi amaçlarla kullanıyoruz
- Hesabınızı oluşturmak, kimliğinizi doğrulamak ve oturumunuzu sürdürmek
- Eğitim danışmanlığı hizmetini sunmak: belgelerinizi danışmanınıza iletmek, başvuru ve randevu süreçlerinizi yürütmek
- Size özel içerikleri (burs duyuruları, SmartCLUB üye avantajları, ofis bilgileri) göstermek
- İki adımlı doğrulama kodu, şifre bilgilendirmesi ve süreç e-postaları göndermek
- Hesabınızın güvenliğini sağlamak; yetkisiz giriş denemelerini ve kötüye kullanımı engellemek
- Uygulamanın toplam kullanım yoğunluğunu ölçmek ve hizmeti geliştirmek
- Tabi olduğumuz hukuki yükümlülükleri yerine getirmek
4. Hukuki dayanak
Verilerinizi, sizinle veya eğitim kurumunuzla kurulan hizmet ilişkisinin ifası, açık rızanız, meşru menfaatimiz (güvenlik ve hizmet iyileştirme) ve hukuki yükümlülüklerimiz kapsamında işliyoruz. Avustralya’da Privacy Act 1988 (Cth) ve Avustralya Gizlilik İlkeleri (APP), Türkiye’de 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (KVKK) uygulanır.
5. Verilerin saklandığı yer ve sınır ötesi aktarım
Uygulamanın sunucuları ve veritabanı Avustralya’da (Google Cloud, Sydney bölgesi) barındırılır.
Yüklediğiniz belgeler ve profil fotoğrafınız, SmartEDU’nun kurumsal Google Workspace hesabındaki Google Drive alanında saklanır. Bu içeriklerin fiziksel olarak bulunduğu ülke, Google Workspace veri bölgesi ayarlarımıza bağlıdır ve Avustralya dışında (örneğin Amerika Birleşik Devletleri) olabilir.
Verilerinizin yurt dışına aktarıldığı durumlarda, alıcı tarafın verilerinizi bu politikaya ve yürürlükteki mevzuata uygun şekilde koruması için makul adımları atarız.
6. Üçüncü taraflar
Kişisel verilerinizi satmıyoruz, kiralamıyoruz ve reklam amacıyla paylaşmıyoruz. Verileriniz yalnızca hizmeti sunabilmemiz için aşağıdaki altyapı sağlayıcılarında işlenir:
| Sağlayıcı | Amaç |
|---|---|
| Google (Google Workspace / Drive) | Belge ve profil fotoğrafı depolama |
| Google Cloud | Sunucu ve veritabanı barındırma |
| Cloudflare | Ağ güvenliği ve trafik yönlendirme |
| Google Workspace (Gmail) | Doğrulama ve bilgilendirme e-postalarının iletilmesi |
| Apple | Uygulamanın App Store üzerinden dağıtımı |
Bunların dışında, yalnızca yasal bir zorunluluk hâlinde veya yetkili kamu kurumlarının usulüne uygun taleplerine istinaden veri paylaşımı yapılabilir.
7. Reklam ve takip
Uygulama hiçbir reklam ağı, analiz SDK’sı veya üçüncü taraf takip aracı içermez. Firebase, Google Analytics, Meta/Facebook SDK, AdMob veya benzeri bir bileşen bulunmamaktadır. Uygulamanızı diğer şirketlerin uygulama ve web siteleri arasında izlemiyoruz; bu nedenle Apple’ın izleme izni (App Tracking Transparency) sorusu gösterilmez.
Uygulamayı açtığınızda kaydedilen kullanım sinyali yalnızca kendi sunucumuzda tutulur ve yöneticilere yalnızca toplam sayı olarak raporlanır (ör. “bugün 120 aktif kullanıcı”). Bu bilgi hiçbir üçüncü tarafa aktarılmaz.
8. Saklama süresi
- Hesap ve profil verileri: hesabınız aktif olduğu sürece.
- Belgeler: danışmanlık süreciniz boyunca ve tabi olduğumuz yasal saklama süreleri boyunca.
- Oturum jetonları: en fazla 30 gün; süresi dolanlar otomatik olarak silinir.
- Doğrulama kodları: yalnızca birkaç dakika, geçici bellekte.
- Denetim kayıtları: güvenlik ve hesap verebilirlik amacıyla daha uzun süre saklanabilir.
Hesabınız kapatıldığında verileriniz aşağıda açıklandığı şekilde silinir veya anonimleştirilir.
9. Güvenlik
- Tüm iletişim HTTPS/TLS ile şifrelenir; şifrelenmemiş bağlantı kabul edilmez.
- Şifreler geri döndürülemez şekilde (bcrypt) saklanır; düz metin şifre tutulmaz.
- Girişte e-posta ile iki adımlı doğrulama varsayılan olarak açıktır; ayrıca Google Authenticator (TOTP) desteklenir.
- Oturum jetonları her kullanımda yenilenir; yeniden kullanım tespit edilirse tüm oturumlar kapatılır.
- Ardışık hatalı giriş denemelerinde hesap geçici olarak kilitlenir.
- Mobil uygulamada oturum bilgileri cihazın güvenli anahtar deposunda (iOS Keychain) tutulur.
- Öğrenci kartı ekranında ekran görüntüsü alınması engellenir.
- Belgelerinize yalnızca siz ve yetkili SmartEDU danışmanları erişebilir; diğer kullanıcılar erişemez.
Hiçbir sistem %100 güvenli değildir. Hesabınızın güvenliğini etkileyen bir durum fark ederseniz lütfen derhal privacy@smartedu.com.au adresinden bize bildirin.
10. Haklarınız
Kişisel verilerinizle ilgili olarak şu haklara sahipsiniz:
- İşlenip işlenmediğini öğrenme ve bir kopyasını talep etme
- Yanlış veya eksik bilgilerin düzeltilmesini isteme
- Silinmesini veya yok edilmesini isteme
- İşlemeye itiraz etme ve verilen rızayı geri çekme
- Yetkili otoriteye şikâyette bulunma
Talepleriniz için privacy@smartedu.com.au adresine yazabilirsiniz; başvurularınızı en geç 30 gün içinde sonuçlandırırız. Sonuçtan memnun kalmazsanız Avustralya’da OAIC‘ye, Türkiye’de Kişisel Verileri Koruma Kurumu’na başvurabilirsiniz.
11. Hesabınızı ve verilerinizi silme
Hesabınızın silinmesini iki şekilde talep edebilirsiniz:
- Uygulamada Profil → Hesabımı Sil adımını izleyerek
- privacy@smartedu.com.au adresine, hesabınıza kayıtlı e-postadan yazarak
Talebiniz üzerine hesabınız kapatılır; adınız, e-postanız, profil fotoğrafınız, yüklediğiniz belgeler ve kullanım kayıtlarınız silinir. Yasal olarak saklamakla yükümlü olduğumuz kayıtlar (ör. muhasebe veya göçmenlik mevzuatı gereği tutulması zorunlu belgeler) varsa bunlar yasal sürenin sonuna kadar erişime kapalı biçimde saklanır ve sürenin bitiminde silinir. Bu durumda hangi kayıtların ne kadar süreyle saklandığı size bildirilir.
Silme işlemi en geç 30 gün içinde tamamlanır ve size e-posta ile teyit edilir.
12. Çocukların gizliliği
SmartCLUB 18 yaş ve üzeri kullanıcılara yöneliktir. Bilerek 18 yaşından küçük kişilerden veri toplamayız. Bir küçüğe ait veri işlediğimizi öğrenirsek ilgili kaydı sileriz.
13. Politikadaki değişiklikler
Bu politikayı zaman zaman güncelleyebiliriz. Önemli değişikliklerde sizi uygulama içinde veya e-posta ile bilgilendiririz. Sayfanın üst kısmındaki “son güncelleme” tarihi geçerli sürümü gösterir.
14. İletişim
Gizlilikle ilgili her türlü soru, talep ve şikâyetiniz için: privacy@smartedu.com.au
Posta adresi: Level 8, 89 York Street, Sydney NSW 2000, Avustralya
Privacy Policy (English)
This Privacy Policy explains how SMART EDUCATION PTY LTD (“SmartEDU”, “we”) collects, uses, stores and protects your personal information through the SmartCLUB mobile application and web portal (together, the “App”).
SmartCLUB is a closed portal for students receiving SmartEDU’s education consultancy services. Public self-registration is not available; accounts are created only by SmartEDU staff.
1. Who we are
SMART EDUCATION PTY LTD
ABN: 11 628 821 483
Address: Level 8, 89 York Street, Sydney NSW 2000, Australia
Privacy enquiries: privacy@smartedu.com.au
General support: support@smartedu.com.au
2. Information we collect
| Category | Data | Source |
|---|---|---|
| Identity & account | Full name, email address, student number, user number, account role and status, creation/update timestamps | Entered by SmartEDU |
| Authentication | An irreversible hash of your password (bcrypt), two-factor settings and TOTP secret, hashes of session refresh tokens, last verification time | You / system |
| Profile | Profile photo, state/country code (e.g. NSW, VIC, TR), language preference | You |
| Documents | Files you upload, with file name, category and upload time. These may include sensitive identity documents such as passports/ID, diplomas and transcripts, financial statements and visa paperwork. | You |
| Applications & appointments | University/program application records, appointment records, assigned advisor | SmartEDU |
| Usage | The days you opened the App and how many times per day (used solely to derive daily/weekly/monthly active user counts), records that a document notification was sent to your advisor, audit records of administrator actions | System |
| Technical | Your IP address, held temporarily during sign-in attempts and rate limiting, for security purposes | System |
What we do not collect
The App does not collect GPS or precise location data, does not ask for your phone number, and does not process health data, date of birth, biometrics, or payment/card details. There are no in-app purchases. The advertising identifier (IDFA) is never accessed.
The device gyroscope is used for the motion effect on your student card. That data is used on-device to render the screen only; it is never stored or transmitted.
3. How we use your information
- To create your account, authenticate you and maintain your session
- To deliver our consultancy service: forwarding your documents to your advisor, managing your applications and appointments
- To show you relevant content (scholarship announcements, SmartCLUB member benefits, office details)
- To send two-factor codes, password notices and process-related emails
- To keep your account secure and prevent unauthorised access and abuse
- To measure aggregate usage levels and improve the service
- To meet our legal obligations
4. Legal basis
We process your information to perform our service agreement with you or your institution, with your consent, on the basis of our legitimate interests (security and service improvement), and to comply with legal obligations. The Privacy Act 1988 (Cth) and the Australian Privacy Principles apply in Australia; Law No. 6698 (KVKK) applies in Türkiye.
5. Where your data is stored & cross-border disclosure
Our servers and database are hosted in Australia (Google Cloud, Sydney region).
The documents you upload and your profile photo are stored in Google Drive within SmartEDU’s corporate Google Workspace account. The country in which that content physically resides depends on our Google Workspace data region settings and may be outside Australia (for example, the United States).
Where your information is disclosed overseas, we take reasonable steps to ensure the recipient handles it consistently with this policy and applicable law.
6. Third parties
We do not sell, rent or share your personal information for advertising. Your data is processed only by the following infrastructure providers, solely so that we can deliver the service:
| Provider | Purpose |
|---|---|
| Google (Google Workspace / Drive) | Document and profile photo storage |
| Google Cloud | Server and database hosting |
| Cloudflare | Network security and traffic routing |
| Google Workspace (Gmail) | Delivery of verification and notification emails |
| Apple | Distribution of the App via the App Store |
Beyond these, we disclose information only where legally required or in response to a valid request from a competent authority.
7. Advertising and tracking
The App contains no advertising networks, no analytics SDKs and no third-party tracking tools. There is no Firebase, Google Analytics, Meta/Facebook SDK, AdMob or comparable component. We do not track you across other companies’ apps and websites, which is why Apple’s App Tracking Transparency prompt is not shown.
The usage signal recorded when you open the App stays on our own server and is reported to administrators only as an aggregate count (e.g. “120 active users today”). It is never shared with any third party.
8. Retention
- Account and profile data: for as long as your account is active.
- Documents: for the duration of your consultancy process and any legally required retention period.
- Session tokens: up to 30 days; expired tokens are deleted automatically.
- Verification codes: a few minutes only, in temporary memory.
- Audit records: may be kept longer for security and accountability.
9. Security
- All traffic is encrypted with HTTPS/TLS; unencrypted connections are rejected.
- Passwords are stored irreversibly hashed (bcrypt); we never store plaintext passwords.
- Email two-factor verification is enabled by default at sign-in; Google Authenticator (TOTP) is also supported.
- Session tokens rotate on every use; if reuse is detected, all sessions are revoked.
- Repeated failed sign-in attempts temporarily lock the account.
- In the mobile app, session credentials are held in the device’s secure store (iOS Keychain).
- Screenshots are blocked on the student card screen.
- Your documents are accessible only to you and authorised SmartEDU advisors — never to other users.
No system is completely secure. If you notice anything affecting your account’s security, please contact privacy@smartedu.com.au immediately.
10. Your rights
- To ask whether we hold your information and request a copy
- To have inaccurate or incomplete information corrected
- To request erasure
- To object to processing and withdraw consent
- To lodge a complaint with a supervisory authority
Write to privacy@smartedu.com.au; we respond within 30 days. If you are not satisfied, you may complain to the OAIC in Australia or to the Personal Data Protection Authority in Türkiye.
11. Deleting your account and data
You can request deletion of your account in either of two ways:
- In the App, via Profile → Delete My Account
- By emailing privacy@smartedu.com.au from your registered address
On request, your account is closed and your name, email, profile photo, uploaded documents and usage records are deleted. Where we are legally required to retain certain records (for example under accounting or immigration law), those records are kept in restricted storage until the statutory period ends and are then deleted; we will tell you which records are affected and for how long.
Deletion is completed within 30 days and confirmed to you by email.
12. Children’s privacy
SmartCLUB is intended for users aged 18 and over. We do not knowingly collect information from anyone under 18. If we learn that we hold a minor’s data, we will delete it.
13. Changes to this policy
We may update this policy from time to time. We will notify you in the App or by email of material changes. The “last updated” date at the top indicates the current version.
14. Contact
For any privacy question, request or complaint: privacy@smartedu.com.au
Postal address: Level 8, 89 York Street, Sydney NSW 2000, Australia
Gizlilik Politikası / Privacy · Kullanım Koşulları / Terms · Destek / Support
© 2026 SMART EDUCATION PTY LTD · SmartCLUB™
